Jak napisać oficjalny mail? Służbowa korespondencja mailowa

W obecnych czasach korespondencja mailowa stała się nieodzownym narzędziem komunikacji w biznesie. Pisanie oficjalnych maili wymaga przestrzegania określonych zasad i dobrych praktyk, aby zapewnić profesjonalny i skuteczny przekaz. Niniejszy poradnik przedstawia podstawowe informacje na temat służbowej korespondencji mailowej, najczęstsze typy maili służbowych oraz zasady savoir-vivre obowiązujące w tej dziedzinie. Dowiedz się jak zacząć, rozwinąć i jak zakończyć i podpisać oficjalny e-mail.

Email oficjalny

Co to jest e-mail oficjalny? Email oficjalny to forma komunikacji elektronicznej, która jest prowadzona w sposób profesjonalny i formalny. Jest to rodzaj wiadomości e-mail, który jest wysyłany w celach biznesowych, urzędowych lub instytucjonalnych. Główne cechy emaila oficjalnego to:

1. Zastosowanie odpowiedniego tonu i języka: W przeciwieństwie do nieformalnych e-maili, email oficjalny powinien być napisany w sposób profesjonalny, używając odpowiedniego tonu i języka. Należy unikać używania zbyt swobodnych lub nieformalnych zwrotów.

• Precyzyjność i klarowność: Treść emaila powinna być jasna, precyzyjna i zwięzła. Ważne jest unikanie zbędnych informacji i wyrażeń.

• Formatowanie: Email oficjalny powinien być starannie sformatowany, używając odpowiednich nagłówków, punktorów i wyróżnień, aby ułatwić czytanie i zrozumienie treści.

• Uwzględnienie odpowiednich danych kontaktowych: W emailu oficjalnym ważne jest uwzględnienie danych kontaktowych nadawcy oraz odbiorcy, jak również daty i tematu wiadomości.

Zamiennie do nazwy e-mail oficjalny używa się zwrotów i nazw takich jak „email biznesowy”, „mail formalny”, „służbowy e-mail”, „urzędowy mail” itp.

Formalna korespondencja mailowa

Co to jest formalna korespondencja mailowa? Pojęcie formalna korespondencja mailowa odnosi się do ogólnie przyjętych wymogów, zasad i konwencji, których należy przestrzegać podczas pisania i wysyłania e-maili w celach biznesowych, urzędowych lub instytucjonalnych.

Obejmuje to zapewnienie poprawnej gramatyki i pisowni, zastosowanie odpowiedniego tonu i stylu oraz przestrzeganie standardów etykiety i protokołu biznesowego. Formalna korespondencja mailowa ma na celu zapewnienie klarownej i skutecznej komunikacji w środowisku zawodowym.

Zasady i dobre praktyki korespondencji formalnej

Korespondencja formalna odgrywa kluczową rolę w świecie biznesu i instytucjonalnej komunikacji, stanowiąc fundament skutecznej interakcji między partnerami handlowymi, pracownikami oraz klientami. Warto poznać kluczowe zasady oraz dobre praktyki, których należy przestrzegać pisząc służbowe maile. Omówimy między innymi jak zacząć e-mail oficjalny oraz jak zakończyć i podpisać oficjalną korespondencję mailową.

Język i styl

• Pisz prostym i zrozumiałym językiem, unikając zbędnych skrótów i żargonu branżowego.
• Zwracaj uwagę na poprawność gramatyczną i interpunkcyjną.
• Używaj formalnego, ale przyjaznego stylu.

Temat wiadomości

• Formułuj temat wiadomości w sposób krótki i precyzyjny.
• Upewnij się, że temat odzwierciedla treść maila.

Adresaci

• Sprawdź, czy adresaci wiadomości są poprawni i aktualni.
• Używaj funkcji „Kopia ukryta” (BCC), jeśli chcesz zachować poufność adresów e-mail.
• Korzystaj z funkcji „Kopia” (CC) tylko wtedy, gdy jest to konieczne.

Przywitanie (jak rozpocząć e-mail służbowy?)

• Rozpocznij e-mail od grzecznościowego powitania, np. „Szanowny Panie/Pani”, lub „Dzień dobry”. Jeśli znasz osobę osobiście, możesz użyć formy „Cześć” lub „Witaj”.
• Jeśli piszesz do osoby, która Cię nie zna w pierwszym akapicie przedstaw krótko swoje imię i stanowisko, aby odbiorca wiedział, kim jesteś i dlaczego się do niego zwracasz.
• W kolejnym akapicie jasno i zwięźle przedstaw cel wiadomości. Jeśli chcesz uzyskać odpowiedź na konkretne pytanie, sformułuj je wyraźnie.

Rozwinięcie e-maila służbowego/oficjalnego

• Zanim zaczniesz pisać e-mail, zastanów się, jaki jest główny cel Twojej wiadomości i jakie informacje chcesz przekazać odbiorcy.
• Bądź świadomy/a tonu i stylu komunikacji, który jest stosowany w Twojej firmie lub w relacji z daną osobą. Dostosuj swój język do oczekiwań odbiorcy.
• Jeśli to konieczne, podaj krótki kontekst lub historię związaną z treścią wiadomości, aby odbiorca mógł zrozumieć, o co dokładnie chodzi.
• Zawsze przeczytaj swój e-mail przed wysłaniem, aby upewnić się, że nie ma w nim błędów ortograficznych, gramatycznych ani niejasności.
• Jeśli chcesz zachęcić do kontaktu lub zapewnić o gotowości zapewnienia wsparcia możesz dodać zwroty w stylu „w razie pytań jestem do dyspozycji”, „w przypadku pytań bądź wątpliwości proszę o kontakt”, „w razie pytań zachęcam do kontaktu mailowego” itp.

Załączniki

• Sprawdź, czy załączniki są wymagane i odpowiednie dla adresatów.
• Upewnij się, że załączniki nie są zbyt duże i nie naruszają zasad poufności.
• Wskazówka dotycząca załącznika powinna znaleźć się w treści maila.

Zakończenie (jak zakończyć oficjalny e-mail)?

• Po przekazaniu swojej wiadomości, zakończ e-mail grzecznościowym zwrotem, np. „Z poważaniem” lub „Z wyrazami szacunku”, a następnie podpisz się swoim imieniem i nazwiskiem oraz stanowiskiem.

Podpis

• Dodaj profesjonalny podpis, zawierający Twoje imię i nazwisko, stanowisko, nazwę firmy, adres, numer telefonu i adres e-mail.

Obszarami, które nastręczają najwięcej trudności w oficjalnej korespondencji mailowej są przywitanie i rozpoczęcie maila oraz jego zakończenie i podpis. Dlatego warto przyjrzeć się bliżej tym częściom maili służbowych.

Jak zacząć mail?

Rozpoczęcie maila służbowego czy oficjalnego jest niezwykle istotne dla zbudowania dobrego wrażenia. Oto kilka kroków, które warto uwzględnić podczas rozpoczynania oficjalnego maila służbowego oraz przykłady i wzory jak zacząć e-mail.

1. Rozpocznij e-mail grzecznym powitaniem, dostosowanym do relacji z odbiorcą. Możesz użyć formuł „Szanowny Panie/Pani”, „Dzień dobry”, „Witaj” lub innego odpowiedniego powitania.

• W pierwszym akapicie przedstaw się krótko, podając swoje imię, nazwisko i ewentualnie stanowisko, aby odbiorca wiedział, kim jesteś i dlaczego się do niego zwracasz.

• W kolejnym akapicie jasno i zwięźle przedstaw cel wiadomości oraz to, o co dokładnie chodzi w kontekście maila. Jeśli masz konkretne pytania lub prośby, sformułuj je wyraźnie.

• Podaj kontekst (opcjonalnie): Jeśli to konieczne, możesz podać krótki kontekst lub historię związaną z treścią wiadomości, aby odbiorca mógł lepiej zrozumieć przekazywane informacje.

Przykłady rozpoczęć oficjalnych maili służbowych:

Przykład 1:

Szanowny Panie Kowalski,

Nazywam się Jan Nowak i jestem pracownikiem działu marketingu w ABC Company.

Piszę do Pana, aby zaprosić Pana do udziału w naszej konferencji…

Przykład 2:

Dzień dobry,

Nazywam się Anna Wiśniewska i jestem przedstawicielem firmy XYZ Corporation.

Spotkaliśmy się na targach w ubiegłym tygodniu i chciałabym wrócić do naszej rozmowy…

Przykład 3:

Witaj,

Z tej strony Piotr Nowicki. Pełnię funkcję Dyrektora Finansowego w QRS Enterprises.

Chciałbym przekazać istotne informacje dotyczące rozliczeń między naszymi firmami…

Przykład 4:

Szanowna Pani Prezes,

Nazywam się Marta Kowalczyk, jestem asystentką zarządu w EFG Group.

Piszę do Pani, aby ustalić termin spotkania z zarządem EFG Group…

Pamiętaj, żeby dopasować rozpoczęcie e-maila do konkretnej sytuacji oraz relacji z odbiorcą, aby komunikacja była profesjonalna i skuteczna.

Jak zakończyć mail?

Zakończenie oficjalnego e-maila jest równie ważne jak jego początek i treść. Wiele osób zastanawia się jak zakończyć maila. Oto kilka wskazówek, które warto uwzględnić podczas kończenia i podpisywania oficjalnych maili służbowych oraz wzory i przykłady zakończeń maili.

1. Użyj grzecznościowego zwrotu kończącego: Zakończ e-mail uprzejmym zwrotem, który odzwierciedla poziom formalności i tonu komunikacji. Najczęściej stosowanymi zwrotami są „Z poważaniem”, „Z wyrazami szacunku”, „Serdecznie pozdrawiam” czy „Z poważaniem i najlepszymi życzeniami”.

• Podpisz się swoim pełnym imieniem i nazwiskiem: Podpisz e-mail swoim pełnym imieniem i nazwiskiem, aby odbiorca mógł łatwo zidentyfikować, kto jest nadawcą wiadomości. Dodaj także swoje stanowisko i/lub nazwę firmy.

• Dodaj dodatkowe informacje kontaktowe (opcjonalnie): Jeśli uznasz to za stosowne, możesz również dołączyć dodatkowe informacje kontaktowe, takie jak numer telefonu czy adres firmowy. Należy to bezwzględnie zrobić, jeśli piszesz do kogoś po raz pierwszy bądź po długim czasie.

Przykłady zakończeń oficjalnych e-maili służbowych:

Wzór 1:

Z poważaniem,

Jan Kowalski

Kierownik Działu Sprzedaży

ABC Company

jan.kowalski@abccompany.com

+48 123 456 789

Wzór 2:

Z wyrazami szacunku,

Anna Nowak

Specjalista ds. Marketingu

XYZ Corporation

anna.nowak@xyzcorp.com

Wzór 3:

Serdecznie pozdrawiam,

Piotr Nowicki

Dyrektor Finansowy

QRS Enterprises

piotr.nowicki@qrsenterprises.com

Wzór 4:

Z poważaniem i najlepszymi życzeniami,

Marta Wiśniewska

Asystentka Zarządu

EFG Group

marta.wisniewska@efggroup.pl

Każde z tych zakończeń jest uprzejme i profesjonalne, co jest istotne w kontekście oficjalnej korespondencji służbowej. Wzory te sprawdzą się zarówno w korespondencji biznesowej, jak też urzędowej.

Serdecznie pozdrawiam czy pozdrawiam serdecznie?

Wiele osób zastanawia się, która forma zakończenia maila jest bardziej odpowiednia: „serdecznie pozdrawiam” czy „pozdrawiam serdecznie”. Rzeczywiście, obie te formy są powszechnie stosowane w oficjalnej korespondencji mailowej i nie ma jednoznacznej odpowiedzi na to pytanie.

Jednakże, istnieje subtelna różnica między tymi dwoma zwrotami, która może zależeć od kontekstu i preferencji nadawcy. „Serdecznie pozdrawiam” jest nieco bardziej formalne i tradycyjne, często stosowane w oficjalnej korespondencji biznesowej lub urzędowej. Z drugiej strony, „pozdrawiam serdecznie” brzmi nieco bardziej swobodnie i może być stosowane w sytuacjach, gdzie chcemy zachować nieco lżejszy ton, na przykład w komunikacji z kolegami z pracy lub znanymi osobami.

Niezależnie od wyboru jednej z tych form, ważne jest, aby konsekwentnie stosować ją w swojej korespondencji, aby zachować spójność i profesjonalizm w komunikacji elektronicznej. Kluczowe jest również dostosowanie się do oczekiwań odbiorcy oraz kontekstu sytuacji, w której wysyłamy wiadomość, aby zapewnić odpowiedni ton i styl komunikacji.

W załączeniu czy w załączniku?

Kwestia poprawności używania zwrotów „w załączeniu” czy „w załączniku” również budzi wątpliwości wielu osób. Zarówno jedna, jak i druga forma są stosowane w praktyce, ale istnieją pewne różnice, które warto rozważyć.

Zwrot „w załączeniu” odnosi się do treści samego maila, które są przekazywane jako załączniki. Jest to forma bardziej logiczna, ponieważ sugeruje, że treść maila jest w pewien sposób związana z czymś, co zostało dołączone jako załącznik.

Z kolei zwrot „w załączniku” sugeruje, że do maila został dołączony plik lub dokument jako załącznik. Jest to bardziej bezpośrednia i precyzyjna forma, która jasno wskazuje, że istnieje załącznik do maila.

W praktyce, obie formy są stosowane i akceptowane, ale ważne jest, aby być konsekwentnym w ich używaniu. Kluczowe jest również dostosowanie się do preferencji odbiorcy oraz ewentualnych wytycznych lub standardów obowiązujących w danej organizacji lub środowisku biznesowym.

Jakie są najczęstsze typy maili służbowych? Przykłady e-maili oficjalnych.

Wiele osób zastanawia się jak napisać e-mail? Poniżej przedstawiamy przykłady najczęściej spotykanych maili służbowych, których można użyć jako wzoru pisząc własny e-mail.

Maile informacyjne

• Służą do przekazywania informacji wewnątrz firmy lub do zewnętrznych odbiorców.
• Powinny być krótkie, precyzyjne i zawierać tylko niezbędne informacje.

Przykład e-maila informacyjnego

Temat: Informacja o zmianach personalnych w dziale marketingu

Szanowni Państwo,

Chcę poinformować Państwa o następujących zmianach personalnych w naszym dziale marketingu, które wejdą w życie od dnia 1 maja 2024 roku.

1. Pani Joanna Nowak otrzymała awans na stanowisko Kierownika Działu Marketingu. Pani Nowak będzie odpowiedzialna za całokształt działań marketingowych i koordynację zespołu. Jej dotychczasowe obowiązki zostaną przejęte przez Pana Adama Kowalskiego.

• Zatrudnienie Pana Adama Kowalskiego na stanowisku Specjalisty ds. Marketingu Cyfrowego. Pan Kowalski będzie odpowiedzialny za rozwój i wdrażanie strategii marketingu cyfrowego, a także współpracę z działem IT.

Zmiany te mają na celu wzmocnienie naszego działu marketingu i zapewnienie jeszcze skuteczniejszego wsparcia dla naszych klientów i partnerów biznesowych.

Prosimy o aktualizację swoich kontaktów i kierowanie wszelkich pytań dotyczących marketingu do odpowiednich osób w nowym zespole.

Z poważaniem,

Marcin Kwiatkowski

Dyrektor ds. Marketingu i Sprzedaży

XYZ Sp. z o.o.

ul. Sukcesu 55

12-345 Miasto

tel. +48 444 555 666

e-mail: marcin.kwiatkowski@xyz.pl

www.xyz.pl

Maile z prośbą o informacje lub działanie

• Służą do zwracania się z prośbą o udzielenie informacji lub wykonanie określonego zadania.
• Powinny zawierać konkretną prośbę i termin, do którego oczekujesz odpowiedzi.

Przykład maila z prośbą o informacje lub działanie

Temat: Prośba o aktualizację danych klientów

Szanowny Panie Andrzeju,

Zwracam się do Pana z prośbą o udzielenie informacji dotyczących aktualizacji danych naszych wspólnych klientów w systemie CRM.

W celu zapewnienia poprawności i skuteczności naszej współpracy, prosimy o sprawdzenie i uaktualnienie danych kontaktowych, historii zakupów oraz preferencji klientów, którymi Pan się opiekuje.

Proszę o przesłanie aktualizowanych danych w formacie Excel do dnia 30 kwietnia 2023 roku.

Dziękuję za współpracę i pomoc w utrzymaniu aktualności bazy danych klientów.

Jeśli ma Pan jakiekolwiek pytania lub wątpliwości, proszę o kontakt ze mną.

Z szacunkiem,

Anna Lewandowska

Specjalista ds. CRM

DEF Sp. z o.o.

ul. Klienta 78

09-321 Miasto

tel. +48 111 222 333

e-mail: anna.lewandowska@def.pl

www.def.pl

Maile potwierdzające

• Służą do potwierdzenia otrzymania informacji lub wykonania zadania.
• Powinny być krótkie i zawierać informację o tym, co zostało potwierdzone.

Przykład e-maila potwierdzającego

Temat: Potwierdzenie wykonania raportu sprzedaży

Szanowna Pani Moniko,

Dziękuję za powierzenie nam zadania przygotowania raportu sprzedaży za drugi kwartał 2023 roku. Chcę potwierdzić, że raport został ukończony i znajduje się w załączniku do tego maila.

Zgodnie z wymaganiami, raport zawiera szczegółowe informacje na temat sprzedaży produktów w poszczególnych regionach, analizę trendów oraz porównanie z poprzednimi kwartałami.

Prosimy o zapoznanie się z raportem i skierowanie ewentualnych uwag lub pytań.

Dziękujemy za współpracę i pozostajemy do dyspozycji w przypadku dalszych potrzeb.

Z szacunkiem,

Jan Nowak

Analityk Sprzedaży

ABC Sp. z o.o.

ul. Biznesowa 34

67-890 Miasto

tel. +48 987 654 321

e-mail: jan.nowak@abc.pl

www.abc.pl

Załącznik: Raport sprzedaży Q2 2023.pdf

Maile z zaproszeniami

• Służą do zapraszania na spotkania, konferencje lub inne wydarzenia.
• Powinny zawierać szczegółowe informacje o wydarzeniu, terminie, miejscu i celu spotkania.

Przykład maila z zaproszeniem

Temat: Zmiana terminu spotkania zespołu projektowego

Szanowni Państwo,

Piszę do Was w związku z nadchodzącym spotkaniem zespołu projektowego, zaplanowanym na piątek, 15 września.

Ze względu na nieoczekiwane zmiany w harmonogramie, konieczne stało się przeniesienie terminu spotkania. Nowy termin to poniedziałek, 18 września, godz. 10:00, w dotychczasowej lokalizacji – sali konferencyjnej na piątym piętrze.

Prosimy o aktualizację swoich kalendarzy i udział w spotkaniu zgodnie z nowym terminem. Agenda spotkania pozostaje bez zmian.

Przepraszamy za niedogodności i dziękujemy za zrozumienie.

Z uprzejmością,

Jan Kowalski

Kierownik Projektu

XYZ Sp. z o.o.

ul. Przemysłowa 12

12-345 Miasto

tel. +48 123 456 789

e-mail: jan.kowalski@xyz.pl

www.xyz.pl

Zasady savoir-vivre w służbowej korespondencji mailowej

W oficjalnej korespondencji mailowej ważne jest przestrzeganie zasad savoir-vivre, które pomagają utrzymać wysoki poziom profesjonalizmu i uprzejmości. Stosowanie się do tych zasad pozwala na budowanie pozytywnego wizerunku firmy oraz budowanie trwałych relacji biznesowych. Poprawne formułowanie e-maili, stosowanie odpowiedniego tonu i języka oraz dbanie o precyzyjność i klarowność przekazu sprawiają, że komunikacja jest efektywna i bezpieczna. Dodatkowo, grzeczność w komunikacji mailowej przyczynia się do wyeliminowania nieporozumień i konfliktów oraz buduje atmosferę zaufania i szacunku między stronami.

Czas reakcji

• Starać się odpowiadać na maile służbowe w ciągu 24-48 godzin.
• Jeśli nie możesz odpowiedzieć w tym terminie, poinformuj adresata o opóźnieniu.

Grzeczność i życzliwość

• Zaczynaj i kończ mail grzecznym zdaniem, np. „Szanowni Państwo”, „Z szacunkiem”.
• Używaj form grzecznościowych, takich jak „proszę”, „dziękuję”, „z uprzejmością”.

Poufność

• Nie przekazuj poufnych informacji bez zgody uprawnionych osób.
• Używaj funkcji „Kopia ukryta” (BCC), jeśli chcesz zachować poufność adresów e-mail.

Emocje i humor

• Unikaj wyrażania silnych emocji w oficjalnych mailach.
• Używaj humorystycznych uwag ostrożnie i tylko wtedy, gdy znasz adresata dobrze.

Przestrzeganie powyższych zasad i dobrych praktyk w służbowej korespondencji mailowej pomoże zapewnić profesjonalny i skuteczny przekaz, a także poprawić wizerunek Twojej firmy w oczach odbiorców.

Podsumowanie

Pisanie maili wiąże się z konicznością dostosowania się do obowiązujących zasad i zwyczajów. Warto znać zasady rozpoczynania i kończenia maili, a także dobre praktyki prowadzenia korespondencji mailowej, gdyż ułatwiają one komunikację i pozwalają budować dobre relacje. Powinniśmy je stosować we wszelkiego rodzaju mailowej korespondencji oficjalnej: biznesowej, urzędowej, wewnątrzfirmowej.