Cyfryzacja archiwum papierowego – dlaczego warto digitalizować dokumenty?

W dobie dynamicznego rozwoju technologii coraz więcej firm i instytucji decyduje się na cyfryzację archiwum i zastąpienie dokumentów papierowych. Proces ten polega na przekształceniu dokumentacji fizycznej w pliki cyfrowe, co znacząco ułatwia zarządzanie informacjami, zwiększa bezpieczeństwo danych i optymalizuje pracę archiwum zakładowego, a w efekcie całego przedsiębiorstwa.

Na czym polega cyfryzacja archiwum papierowego?

Cyfryzacja, zwana również digitalizacją, to proces skanowania dokumentów papierowych i ich konwersji do postaci elektronicznej. Pliki mogą być zapisane w różnych formatach, takich jak PDF, TIFF czy DOC, a następnie zindeksowane, co umożliwia szybkie wyszukiwanie i przetwarzanie danych. Zaawansowane systemy OCR (Optical Character Recognition) pozwalają na rozpoznawanie tekstu i przekształcenie go w edytowalną treść, co jeszcze bardziej zwiększa użyteczność dokumentów.

Cyfryzacja archiwum przynosi cały szereg korzyści dla archiwum zakładowego, a więc jednostki organizacyjnej odpowiedzialnej za przechowywanie, ochronę i udostępnianie dokumentacji w firmie, ponieważ umożliwia łatwiejsze zarządzanie dokumentami, poprawia bezpieczeństwo danych, zwiększa efektywność pracy poprzez szybki dostęp do informacji oraz pozwala na lepsze zarządzanie przestrzenią i kosztami związanymi z przechowywaniem materiałów papierowych.

Dlaczego warto rozważyć digitalizację archiwum?

1. Oszczędność miejsca – Przechowywanie dużej ilości dokumentów papierowych wymaga sporej przestrzeni. Digitalizacja eliminuje potrzebę archiwizacji fizycznej, co pozwala zaoszczędzić miejsce i zredukować koszty związane z wynajmem magazynów czy zakupem szaf na dokumenty.
2. Łatwy dostęp do informacji – Cyfrowe archiwa umożliwiają szybkie wyszukiwanie dokumentów według określonych kryteriów, takich jak nazwa pliku, data utworzenia czy treść. Dzięki temu pracownicy mogą błyskawicznie odnaleźć potrzebne informacje, co zwiększa efektywność pracy.
3. Bezpieczeństwo danych – Dokumenty papierowe są narażone na uszkodzenia, kradzież lub zgubienie. Digitalizacja pozwala na przechowywanie danych w chmurze lub na zabezpieczonych serwerach, co minimalizuje ryzyko ich utraty. Można również wdrożyć systemy kontroli dostępu, zapewniając ochronę wrażliwych informacji przed nieautoryzowanym dostępem.
4. Zgodność z przepisami – Wiele branż jest zobowiązanych do przechowywania dokumentacji przez określony czas. Digitalizacja ułatwia spełnienie wymagań prawnych, zapewniając odpowiednie mechanizmy archiwizacji i zabezpieczenia dokumentów zgodnie z regulacjami, takimi jak RODO.
5. Optymalizacja procesów biznesowych – Cyfryzacja usprawnia obieg dokumentów w firmie, umożliwiając automatyzację wielu procesów, takich jak akceptacja faktur, podpisywanie umów elektronicznych czy zarządzanie korespondencją. Skraca to czas realizacji zadań i zmniejsza ryzyko błędów wynikających z ręcznego przetwarzania dokumentacji.
6. Ekologiczne podejście – Redukcja zużycia papieru to krok w stronę bardziej ekologicznego funkcjonowania firmy. Mniejsza liczba wydruków oznacza oszczędność surowców naturalnych i ograniczenie negatywnego wpływu na środowisko.

Jak wdrożyć proces digitalizacji?

Chcąc skutecznie przeprowadzić digitalizację archiwum, warto podzielić cyfryzację na kilka kluczowych etapów.

• Analiza i selekcja dokumentów – określenie, które dokumenty powinny zostać zeskanowane i jak będą indeksowane.
• Skanowanie i przetwarzanie – digitalizacja dokumentów przy użyciu skanerów oraz technologii OCR.
• Archiwizacja i organizacja – zapisanie plików w bezpiecznym formacie oraz uporządkowanie ich w systemie zarządzania dokumentami.
• Wdrożenie systemu DMS (Document Management System) – narzędzie umożliwiające efektywne przechowywanie, wyszukiwanie i zarządzanie dokumentami cyfrowymi.

System DMS (Document Management System)

System DMS (Document Management System) to oprogramowanie służące do zarządzania dokumentami elektronicznymi w organizacji. Jego głównym celem jest uproszczenie obiegu, przechowywania oraz wyszukiwania dokumentów, co znacząco zwiększa efektywność pracy, zapewnia lepsze zarządzanie informacjami oraz poprawia bezpieczeństwo danych. Współczesne systemy DMS są niezbędne w organizacjach, które gromadzą i przetwarzają dużą ilość dokumentów, zarówno w wersji papierowej, jak i cyfrowej.

Czemu służy system DMS?

System DMS ma na celu uproszczenie i zautomatyzowanie procesów związanych z dokumentacją w firmie. Jego główne zadania to:

1. Archiwizowanie dokumentów – bezpieczne przechowywanie dokumentów elektronicznych w jednej centralnej lokalizacji, eliminując konieczność trzymania dokumentacji w formie papierowej.
2. Zarządzanie obiegiem dokumentów – umożliwia przypisanie odpowiednich ról, terminów i zadań w procesach, które wymagają przetwarzania dokumentów (np. zatwierdzanie faktur, podpisywanie umów).
3. Wyszukiwanie dokumentów – dzięki zaawansowanym mechanizmom wyszukiwania (indeksowanie, OCR) system DMS umożliwia szybkie odnalezienie potrzebnych plików, co znacząco usprawnia codzienną pracę.
4. Zarządzanie wersjami dokumentów – system pozwala na śledzenie zmian w dokumentach i przechowywanie ich historii, co jest szczególnie ważne w przypadku modyfikowanych dokumentów prawnych, umów czy ofert.

Funkcjonalności systemu DMS

Współczesne systemy DMS oferują szereg zaawansowanych funkcji, które pozwalają na pełne zarządzanie dokumentami w organizacji. Do najważniejszych z nich należą:

1. Centralne przechowywanie dokumentów – systemy DMS umożliwiają przechowywanie wszystkich dokumentów w jednym, łatwo dostępnym miejscu, niezależnie od formatu pliku (PDF, Word, Excel, itp.).
2. Bezpieczeństwo danych – dzięki systemom ochrony dostępu i uprawnień, dokumenty mogą być dostępne tylko dla określonych użytkowników, co zapewnia ich bezpieczeństwo. Możliwość ścisłego monitorowania dostępu do dokumentów pozwala na zapobieganie nieautoryzowanemu wglądowi.
3. Zarządzanie wersjami dokumentów – systemy DMS oferują funkcję wersjonowania, dzięki której możliwe jest śledzenie historii zmian w dokumentach oraz powrót do wcześniejszych wersji, jeśli zajdzie taka potrzeba.
4. OCR (Optical Character Recognition) – systemy DMS mogą zawierać technologie OCR, które umożliwiają rozpoznawanie tekstu z zeskanowanych obrazów dokumentów, co czyni je edytowalnymi i ułatwia wyszukiwanie treści.
5. Obieg dokumentów (workflow) – DMS pozwala na automatyzację obiegu dokumentów, np. poprzez przesyłanie dokumentów do akceptacji odpowiednich osób, ustawianie terminów czy przypomnienia. Dzięki temu organizacja zyskuje na efektywności.
6. Integracja z innymi systemami – współczesne systemy DMS mogą być zintegrowane z innymi rozwiązaniami IT w firmie, takimi jak systemy ERP, CRM, czy platformy do fakturowania, co umożliwia wymianę danych między aplikacjami i usprawnia obieg informacji.
7. Edytowanie dokumentów – niektóre systemy DMS pozwalają na edytowanie dokumentów bezpośrednio w systemie, co pozwala na łatwiejszą współpracę nad dokumentami bez konieczności ich pobierania i zapisywania lokalnie.

Modele działania współczesnych systemów DMS

Systemy DMS mogą funkcjonować w różnych modelach, zależnie od potrzeb organizacji oraz jej zasobów technologicznych. Współczesne systemy DMS działają najczęściej w jednym z trzech głównych modeli:

1. Model lokalny (on-premises)
   System DMS w modelu lokalnym jest instalowany i zarządzany bezpośrednio w firmie, na serwerach organizacji. Przechowywanie danych odbywa się na własnych serwerach, a firma ma pełną kontrolę nad systemem i danymi. Tego typu rozwiązanie wiąże się z większymi kosztami początkowymi i koniecznością posiadania odpowiedniej infrastruktury IT, ale daje pełną kontrolę nad bezpieczeństwem i dostępem do danych.
2. Model chmurowy (cloud-based)
   Systemy DMS w modelu chmurowym działają w oparciu o zewnętrzne serwery i są dostępne online. Tego typu rozwiązanie oferuje dużą elastyczność i skalowalność, ponieważ użytkownicy mogą uzyskać dostęp do dokumentów z dowolnego miejsca, a firma nie musi inwestować w infrastrukturę IT. Chmurowe systemy DMS są zazwyczaj mniej kosztowne na początku, ponieważ korzysta się z zasobów udostępnianych przez dostawcę usługi, jednak użytkownicy muszą liczyć się z opłatami subskrypcyjnymi.
3. Model hybrydowy
   Model hybrydowy łączy cechy rozwiązań lokalnych i chmurowych. Część dokumentów przechowywana jest na lokalnych serwerach, a część w chmurze. Taki model daje organizacjom większą elastyczność, umożliwiając wybór, które dane mają być przechowywane lokalnie, a które mogą zostać przeniesione do chmury. Jest to dobra opcja dla firm, które potrzebują dużej kontroli nad wrażliwymi danymi, ale jednocześnie chcą korzystać z zalet chmurowych rozwiązań w zakresie skalowalności i zdalnego dostępu.

Systemy DMS są niezastąpionym narzędziem w organizacjach, które pragną zmodernizować sposób zarządzania dokumentami i usprawnić obieg informacji. Dzięki nim firmy mogą zwiększyć efektywność pracy, poprawić bezpieczeństwo danych oraz zmniejszyć koszty związane z przechowywaniem dokumentacji papierowej. Współczesne systemy DMS oferują zaawansowane funkcje, takie jak OCR, zarządzanie wersjami czy integrację z innymi aplikacjami, co czyni je wszechstronnym rozwiązaniem do zarządzania dokumentacją.

Podsumowanie

Cyfryzacja archiwum papierowego to inwestycja, która przynosi liczne korzyści – od oszczędności miejsca i czasu, po większe bezpieczeństwo oraz poprawę efektywności pracy. Warto rozważyć wdrożenie tego procesu, aby dostosować swoją firmę do nowoczesnych standardów zarządzania dokumentacją i zwiększyć jej konkurencyjność na rynku.